Elektronikus levelezés

Mi az e-mail?

Az elektronikus levelezés hálózati szolgáltatás. Szinte mindenki használhatja, akinek böngésző-használatra képes, vagy fellépett egy hálózatra. Tehát hálózati szolgáltatás. A levél útnak indításáról, fogadásáról, tárolásáról levelező szerverek gondoskodnak mind a feladó, mind a címzett oldalán. Ezt a szolgáltatást minden szolgáltató biztosítja. A szolgáltatás akkor használható teljes körűen, ha rendelkezünk egy olyan névvel, amely az egész világon egyértelműen azonosít. Ezt nevezik levelezési, vagy e-mail címnek.

Az e-mail cím a következőképpen épül fel: Két részből áll, amit a @ jel választ el. Elől van a belépési név, vagy felhasználó-név, illetve domain-név, a második rész, pedig a szolgáltatóra utal. Az első és második rész is állhat több részből, amit pontok választanak el egymástól. A második rész végén egy kettő betűből álló rövidítés az országra utal pl.: .hu = Magyarország, de ez lehet három betűs is, amikor általános, főként tengeren túli szolgáltató-csoportokat jelöl: pl: .com = kommunikáció.

A levelezéshez elsődlegesen létre kell hozni ezen levelezést biztosító szerveren a saját postafiókunkat. A létrehozáshoz, pedig regisztráltatnunk kell magunkat a szerveren. A regisztráció során meg kell adni néhány személyes adatot is. A levelező használatának szabályairól a bejelentkezési weblap tájékoztat. Gond lehet az is, hogy az általunk választott név már használatos, ilyenkor újat kell választani, lehet ezt esetleg számmal kombinálni. Ha böngészőn keresztül regisztrálunk, akkor mi választjuk meg felhasználónevünket és jelszavunkat. Ha helyi, esetleg saját szerveren történik ez, akkor a felhasználónevet és jelszót a rendszergazda adja.

A regisztráció utáni levelezési tevékenységek: belépés: felhasználónév és jelszó kell hozzá. Ezután történhet: beérkezett levelek olvasása, új levél írása, elolvasott, vagy idegen, vírusgyanús levelek törlése, levelek archíválása, rendezése, csatolt fájlok letöltése, új levélhez fájl csatolása, levél küldése, kijelentkezés, kilépés.

Levelezőprogramok (offline)

• Maguk a levelezőprogramok sokat fejlődtek, de lényegük ugyanaz: az interneten bármely e‑maillel rendelkező egyénnek küldhetünk levelet. Ehhez egyedül a címzett email címét kell ismernünk.
• Az elektronikus levél elküldéséhez és megkomponálásához általában egy levelezőprogramra van szükség. A levelezőprogram teszi lehetővé, hogy megírjuk a levelet, kijelöljük a csatolt állományt és elküldjük a levelet. Hasonlóképpen alkalmas a kapott levelek lekérésére a postafiókból, levelek elolvasására, kibontására.
• Legnépszerűbbek: Netscape Mail, Microsoft Outlook, Outlook Express,… De léteznek igen fejlett levelezőprogramok, mint pl. az Eudora, Bat, …stb

Web alapú levelezőrendszerek (online)

A Web alapú rendszerek nagyon hasonlóan működnek, mint a hagyományos levelezőprogramok. A rendszerek ingyenesen használhatóak, a tartalomszolgáltató a webes felületen megjelenő reklámokból szerez bevételt. Előnyük: bárhonnan elolvashatók, valamint hogy semmiféle beállításra nincs szükségünk a levelezőrendszer üzembe helyezéséhez. Hátrányuk: korlátozott postafiókméret és a csatolások kissé bonyolultabb kezelése. Ilyen ingyenesen használható webhelyek: www.freemail.hu www.hotmail.com www.vipmail.hu www.citromail.hu Az e-mail részei:

• Címzett (To): ide a címzett e-mail címe kerül, kitöltése kötelező Két részből áll: felhasználónév@domain felhasználónév: A címzett postafiókjának neve. A nevet szabadon lehet választani a postafiók megnyitásakor, nem kötelező a tulajdonos nevéből származtatni, bármilyen egyedi karaktersorozat lehet. Lehetőleg ne tartalmazzon szóközt, pontot a végén, és ékezetet se. A z írásjelek használata korlátozott: kötőjel, pont aláhúzás lehet benne, kérdőjel, csillag, törtvonal nem. Nem kezdődhet számmal sem. @ a felhasználónév után következik./@ = alt+64/ domain: a felhasználó szolgáltatójának a neve. Ha egy levélnek több címzettje van, akkor az e-mail címeket pontosvesszővel választjuk el egymástól.
• Másolat (CC = Carbon Copy): annak az e-mail címe kerül ide, aki másolatot kap a levélből. Ebbe a mezőbe több nevet is írhatunk, de a mezőt nem kötelező kitölteni, tehát van, hogy nem is látjuk.
• Titkos másolat (BCC = Blind Carbon Copy): Ide azoknak az e-mail címe kerül, akik szintén kapnak másolatot a levélből, de a címzett ezt nem látja, míg a Másolatot kapók nevét igen. Ebbe a mezőbe több nevet is írhatunk, de ezt a mezőt sem kötelező kitölteni.
• Tárgy (Subject): levél tárgynak rövid (tőmondatos) megfogalmazása, kitölteni nem kötelező, de illik, e nélkül is célba ér a levelünk.
• Dátum (Date): Ez a mező tartalmazza a levél elküldésének dátumát. Ezt a mezőt a levelezőrendszer automatikusan odailleszti a levélhez.
• Szövegtörzs: maga a levél szövege. Ez tartalmazza az általunk megírt szöveget. A Szövegtörzs része az Aláírás. A legtöbb levelező program lehetővé teszi az aláírás fájl létrehozását. Ebben a kis fájlban, rögzíthetjük aláírásunkat, amely a nevünkön, titulusunkon kívül a legfontosabb adatainkat tartalmazhatja, automatikusan odakerül minden elküldött levél végére, így ezt nem kell minden alkalommal begépelnünk.
• Melléklet vagy Csatolás (Attachment): levélhez csatolt állományok kerülnek ebbe a mezőbe, amely bármilyen bináris állomány lehet, pl. dokumentum, kép futtatható program.

A levél küldése

Egy új levél esetén legalább három adatot kell megadnunk: azt az e-mail címet, ahová el akarjuk küldeni (To:), a levél tárgyát pár szóban összefoglalva (Subject:), és magát a levelet. A levél tárgya azért lehet különösen fontos, mert a címzett a  postafiókjában  csak a levél tárgyát látja és ez alapján dönti el a levél fontosságát, prioritását. A levél elküldésekor még a következő dolgokat adhatjuk meg: azt, hogy a válaszok hova érkezzenek (Reply To:), ha az nem egyezik a feladó címével (From:). Azt, hogy ki kapjon másolatot, de hogy a címzett lássa (Cc:), vagy ne lássa (Bcc:) a többi címet. Végül fájlokat is csatolhatunk a levelünkhöz (Attachment:). Minden levelezőprogram kezel címjegyzéket (Address Book), ahol megadhatjuk ismerőseink címét, hogy ne kelljen fejben tartanunk.